Privacy statement

Privacy statement

Bescherming van uw privacy

Woontij respecteert uw privacy

Algemeen

Woontij verwerkt gegevens van onze huurders en woningzoekenden. Wij nemen uw privacy serieus en hanteren een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten: 

1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we uw persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.

2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.

3. Wij houden ons strikt aan de Algemene verordening gegevensbescherming en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens. 

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Grondslagen

Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die wij daarvoor hanteren zijn: 

overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de huurovereenkomst, inclusief het doen van onderhoud;

wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;

gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van Woontij en de inbreuk op uw privacy;

vitaal belang; in geval van levensbedreigende- of noodsituaties; 

ondubbelzinnige toestemming; overige persoonsgegevens worden alleen op basis van uw toestemming verwerkt en deze mag altijd ingetrokken worden. 

 

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Woontij heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden: 

Wij verzamelen uw  persoonsgegevens voor de huur en verhuur van onze woningen. Denk hierbij aan het uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van het inkomen, het innen van huren (inclusief het uit handen geven van achterstanden), afrekening servicekosten, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountants.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om bij ons ingeschreven te staan als woningzoekende zodat u op ons woningaanbod kunt reageren.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren en strafrechtelijke delicten te bestrijden. Dit houdt in dat wij noodzakelijke persoonsgegevens opslaan en delen om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt tegen te gaan.

Ook voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving verzamelen wij uw persoonsgegevens. In sommige gevallen zijn wij verplicht om informatie aan de politie, de Belastingdienst en andere overheidsinstanties te verstrekken. 

In sommige gevallen verzamelen wij uw persoonsgegevens voor statistisch onderzoek zodat wij kunnen bepalen hoeveel woningzoekenden er ingeschreven zijn en hoe lang een woningzoekende staat ingeschreven. 

Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de postregistratie en e-mailarchivering

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om onderhoud uit te kunnen voeren, zoals het vervangen van een toilet of het schilderen van uw woning.

Wij verzamelen gegevens van belanghebbenden om nieuwsbrieven en uitnodigingen te kunnen versturen.

Wij verzamelen gegevens van leveranciers en andere bedrijven die voor ons werkzaamheden verrichten om betalingen te kunnen doen.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij van u?

Woningzoekende

Bent u geïnteresseerd in een woning en schrijft u zich in als woningzoekende bij Woontij dan worden de volgende persoonsgegevens van u gevraagd: 

NAW-gegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Bankrekening
Informatie over meeverhuizende personen/de gezinssamenstelling
Indicatie van het verzamelinkomen

Huurder

Voordat wij een huurovereenkomst met u kunnen afsluiten is het mogelijk dat wij aanvullende persoonsgegevens nodig hebben: 

Verhuurdersverklaring
Uittreksel BRP (BasisRegistratie Personen)
Inkomensverklaring van belastingdienst (IBRI)
Scheidingsconvenant/ouderschapsplan
Informatie over eventuele openstaande (huur)schulden
Wij vragen u zich te legitimeren, maar maken geen kopie van uw identiteitsbewijs
Documenten die noodzakelijk zijn voor de toewijzing van specifieke doelgroepwoningen (bijvoorbeeld zorgwoningen en bemiddelingswoningen)
Ondertekende verklaring van uw inkomen en huishoudenssamenstelling
Arbeidsovereenkomst

Als u bij ons huurder bent leggen wij de volgende persoonsgegevens van u vast (indien van toepassing):

(Huur)betalingen
Achterstanden in (huur)betalingen
Klachten met betrekking tot overlast
Gegevens met betrekking tot verdenkingen van hennepteelt, woonfraude of overige strafrechtelijke gegevens met betrekking tot (het gebruik van) de woning.

Belanghebbenden

Van belanghebbenden registreren wij de volgende gegevens:

NAW gegevens
E-mailadres
Telefoonnummer

Crediteuren (leveranciers en andere bedrijven die werkzaamheden voor ons verrichten)

Van crediteuren registreren wij de volgende gegevens:

NAW gegevens bedrijf
E-mailadres bedrijf
Telefoonnummer bedrijf
Bankrekening bedrijf
Naam, e-mailadres en telefoonnummer contactpersonen

Verwerkers, derden en convenanten

Verwerkers

Woontij maakt gebruik van verschillende verwerkers; dat zijn leveranciers aan wie wij onze  gegevensverwerking hebben uitbesteedt. Zo worden onze deurwaarderzaken uitgevoerd door Snijder Incasso, ons basissysteem is BIS NOA van NCCW, ons digitale archief wordt geleverd door Techxx, onze website, het huurdersportaal en het woonruimteverdeelsysteem wordt geleverd door ZIG Websoftware en MHIT is de leverancier van onze automatisering. Met al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om de privacybescherming te waarborgen. Heeft u vragen over deze of andere verwerkers, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via privacy@woontij.nl. 

Derden

Woontij verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden. Denk hierbij aan een loodgieter, reparateur, aannemer, deurwaarder, bewindvoerder of budgetbegeleider. We verstrekken enkel contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) zodat deze partijen contact kunnen leggen met klanten. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Dit gebeurt dan enkel indien dit noodzakelijk is.

Daarnaast is Woontij op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten zoals de politie (in het kader van een strafrechtelijk onderzoek) of de Belastingdienst. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken. 

Woontij heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Convenanten

Woontij kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld de gemeente of een zorginstelling. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. 

Woontij heeft de volgende convenanten afgesloten: 

Hennepconvenant

In alle andere gevallen vragen we u om toestemming, die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd. De technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand van de techniek. Deze regels gelden door middel van verwerkersovereenkomsten ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken..

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen medewerkers die de toegang echt nodig hebben voor de werkzaamheden, krijgen die toegang ook. Daarnaast zijn onze medewerkers geheimhouding van uw gegevens verplicht.

Bewaartermijnen

Woontij bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. 

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw persoonsgegevens op een beveiligde manier verwijderd en vernietigd door ons. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop. 

Uw rechten

U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

Recht op informatie

U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij u zelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt. 

Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.

Recht op correctie

U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn. 

Recht op gegevenswissing 

U heeft het recht om Woontij te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
U trekt uw toestemming in (indien de verwerking hierop is gebaseerd).
Recht van beperking

U heeft het recht te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), indien een van de volgende punten van toepassing is: 

U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren; 

De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan; 

Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; 

U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Woontij zwaarder wegen dan die van u. 

Dataportabiliteit

U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan Woontij heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand te verkrijgen. Tevens heeft u het recht die gegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door ons. 

Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die: 

Digitaal verwerkt worden, en
Die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.
Recht op bezwaar

Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’ , dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek ten aanzien van de bovenstaande rechten schriftelijk indienen bij de Privacy Officer via privacy@woontij.nl. Wij behandelen uw aanvraag binnen één maand.

De website

Woontij verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. 

Woontij verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:

NAW-gegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Informatie over meeverhuizende personen/de gezinssamenstelling
Indicatie van het verzamelinkomen
Bezochte pagina’s
Gebruikersnaam
Wachtwoord

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via privacy@woontij.nl